Tầm quan trọng của "Máy Bộ Đàm" trong ngành Event tổ chức sự kiện hiện nay

“- Rè è è… Rẹ ẹ t… Ù ù ù …
– Ắt đèn điiiii
– ..âng
– … Lại thế này
– Cái gì ạ, em nghe không có rõ… Em nghe không có rõ
– (K thấy trả lời)
– Em có nghe thấy chị nói gì không? Hả!!!!!!
– È è è … Ù ù ù … *Lạo xạo lạo xạo* ”
Đây là một trong rất nhiều những đoạn hội thoại vui mà rất căng thẳng trong mỗi lần chạy chương trình event tổ chức sự kiện mà Ekip Palamun Event thường gặp khi sử dụng bộ đàm trong mỗi lần chạy sự kiện. Tuy là thiết bị rất quen thuộc nhưng không nhiều người có thể nắm rõ được Tầm quan trọng của "Máy Bộ Đàm" trong ngành Event tổ chức sự kiện dường như có rất nhiều người làm sự kiện còn chưa thông thạo việc sử dụng bộ đàm, khiến cho việc truyền tải và tiếp nhận thông tin bị gián đoạn. Nếu người tiếp nhận thông tin không xử lý được tình huống, đôi khi sẽ còn ảnh hưởng tới cả chương trình. Có rất nhiều câu chuyện bi hài xung quanh thiết bị liên lạc nhỏ bé này mà ai làm sự kiện cũng đã có dịp được trải nghiệm. Qua đây thì Palamun Event mời độc giả cùng quý doanh nghiệp tham khảo qua bài viết hữu ích dưới đây nha!!!

1. Các phương tiện liên lạc trong buổi chạy chương trình Event sự kiện:

Hiện nay chúng ta đang sử dụng những loại phương tiện liên lạc nào khi chạy chương trình? đây là câu hỏi mà nhiều người quan tâm đặc biệt là các doanh nghiệp thuê đơn vị tổ chức sự kiện thực hiện sứ mệnh chương trình quan trọng của họ.

a)Điện thoại di động
Đây có lẽ là phương tiện đầu tiên mà mọi người nghĩ đến đó là "Chiếc điện thoại di động". Tuy nhiên nó dùng để “chống cháy” bời vì khi bước vào chạy chương trình thì Palamun Event nhận thấy rằng vô cùng áp lực trong mỗi phút giây của các hoạt động đang live diễn ra trên sân khấu chính. Tuy nhiên chiếc điện thoại thì không phù hợp vì sự kiện thì sẽ cần một thông điệp có thể truyền đạt thông tin của người leader cũng như tất cả các bộ phận khác phối hợp nhịp nhàng và độ chính xác cao

b)Hệ thống liên lạc nội bộ (intercom)
Có rất ít đơn vị cho thuê hệ thống liên lạc nội bộ thông minh này do giá thành nhập sản phẩm khá cao (khoảng 6000 USD/bộ 4 chiếc). Ưu điểm của hệ thống này là chất lượng thoại rất tốt, giảm tiếng ồn, có tính năng thoại rảnh tay và độ bảo mật cao. Hệ thống này thường phù hợp với các chương trình lớn, trong không gian nhiều tạp âm và tiếng ồn.

c) Máy Bộ đàm
Trên thị trường Việt Nam hiện nay đa phần đều sử dụng bộ đàm có xuất xứ từ Trung Quốc với các nhãn hiệu phổ biến như Kendwood, Motorola,… Mức giá cho thuê bộ đàm vào khoảng 80.000 - 120.000đ /chiếc/ngày. Đặc điểm của các bộ đàm này là giá thành rẻ, đáp ứng được trong hầu hết các sự kiện. Nhược điểm của chúng là chất lượng đàm thoại kém, đôi khi hay mất sóng, lẫn sóng. Cũng chỉ có một số ít loại bộ đàm có chức năng thoại rảnh tay. Tai nghe đi kèm thường gây đau nhức tai khi bạn đeo trong thời gian dài. Chính vì vậy khi các doanh nghiệp đơn vị sự kiện thuâ máy bộ đàm việc đầu tiên là: Check Bin và sạc đầy bin trước giờ chạy chương trình, test hệ thống sóng ok cho tất cả mọi người sử dụng, chỉnh kênh chung cho toàn ekip như cùng tầng số 1, 2, 3, 4...Và đừng quên là back-up thêm 1, 2 cái bộ đàm nữa nhé

2. Quy tắc khi sử dụng bộ đàm như thế nào là đúng:

• Để liên lạc với ê kíp chạy chương trình, bạn phải ấn giữ nút gọi của bộ đàm. Sau khi ấn giữ chừng 1 đến 2 giây bạn mới bắt đầu nói. Khi nói xong câu thoại, bạn phải nhả ngón tay khỏi nút gọi để tiếp nhận thông tin phản hồi từ các thành viên khác.
• Nguyên tắc thoại là lặp lại những câu lệnh ngắn, trước khi nói cần xưng tên mình và nêu tên người bạn muốn liên lạc trong ekip. Tiếp theo, khi nghe được câu phản hồi “Nghe rõ” từ người được gọi, bạn mới bắt đầu trao đổi thông tin.

3. Vui buồn và sự hài hước khi các Ekip sử dụng máy bộ đàm:

 Có rất nhiều khách hàng dù không phải là người trực tiếp trong ê kíp chạy chương trình nhưng vẫn muốn sử dụng bộ đàm để “tiện liên lạc” với Ban tổ chức. Tuy nhiên, họ lại không có kỹ năng sử dụng bộ đàm thành thạo, rồi kêu bộ đàm hỏng, không dùng được, v.v… mặc dù trước đó Ban tổ chức đã kiểm tra rất kỹ. Hoá ra, có những người chỉ ấn tay rồi nhả luôn phím “gọi”, sau đó cứ nói như bên kia đang tiếp nhận thông tin. Cũng có trường hợp nói xong rồi mà cứ ấn giữ phím gọi để “nghe trả lời”, khiến cả ê kíp phải chịu đựng những tiếng rè rè và không liên lạc được với nhau nữa

4.Ngôn ngữ đặc trưng vùng miền:

Như chúng ta biết ngày nay tại các thành phố lớn phát triển như TP. HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ...Ngôn ngữ đặc trưng vùng miền của con người cũng là một rào cản khó khăn trong việc trao đổi qua bộ đàm, nếu nghe nhầm...thì việc trển khai nhiệm vụ có thể bị sai lệch dẩn đến hậu quả dở khóc dỡ cười xung quanh chiếu máy bộ đàmn hữu ích...hihi, và Palamun Chắc hẳn có những Event Orgnaizer đã từng làm việc với nhau rất nhiều lần, nhưng đôi khi cũng khó có thể nghe hết được thông tin từ người kia sẽ cần ngay 1 dịch thuật viên khẩn cấp.

5. Đối với vị trí Event Manager khi sử dụng máy bộ đàm:

Đối với những vị trí Event Manager, anh chị em đôi khi sử dụng cùng lúc 2 bộ đàm do các tính năng của bộ đàm thông thường không hỗ trợ chuyển kênh. Điều này có lúc cũng sẽ khiến họ bị loạn thông tin, nhầm lẫn và mất tập trung trong khi chạy chương trình. Chính vì vậy mà vị trí Leader trong ngành event phải cực kỳ tỉnh táo và bản lĩnh để xủ lý các tình huống một cách tốt nhất

6. Lời kết cho câu chuyện cách quản lý và sử dụng máy bộ đàm trong sự kiện:

Những câu chuyện xung quanh bộ đàm là một trong hàng ngàn trải nghiệm hay ho của các Event Orgnaizer tại khắp mọi miền của đất nước hình chữ S. Palamun Event hy vọng đã mang lại cho quý doanh nghiệp hay các bạn trẻ đã và đang trải nghiệm công việc trong nghề tổ chức sự kiện Event có được một số thông tin bổ ích trong ngành, Palamun mến chúc quý doanh nghiệp và các bạn đang làm việc trong ngành tổ chức sự kiện sẽ gặt hái được những thành công trong công tác tổ chức sự kiện của mình để cùng xây đắp cho sự phát triển của ngành sáng tạo nhé.

THAM KHẢO THÊM:

• HÃY YÊU MỘT CÔ GÁI LÀM NGHỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
•  Những lưu ý vô cùng quan trọng về hệ thống hiệu ứng ánh sáng| Trong ngành tổ chức sự kiện event