Những yếu tố quan trọng nào cần có để tổ chức hội chợ triển lãm thành công

Ngày nay với hàng trăm kỳ hội chợ triển lãm xuất hiện dầy đặc khắp mọi nơi hàng tuần, hàng tháng, hằng năm thì việc thú hút được người tiêu dùng đến với hội chợ triển lãm đòi hỏi hội chợ của bạn phải luôn luôn đổi mới rất nhiều về hình thức lẫn nội dung phải phong phú, đa dạng và cả khâu tổ chức thật chu đáo chi tiết. Yếu tố này vô cùng quan trọng và cần thiết này một phần lớn quyết định cho sự thành công của ngày hội triển lãm.

Ngoài ra khi doanh nghiệp của bạn tham gia hội chợ triển lãm thì có rất nhiều lợi ích gặp gỡ khách hàng mới, mở rộng mô hình kinh doanh, giới thiệu sản phẩm của mình đến với công chúng và đặc biệt là duy trì lòng tin với khách hàng quen, quảng cáo sản phẩm, đánh giá thị trường và có cái nhìn khách quan hơn về sản phẩm công ty, từ đó có hướng thay đổi để phát triển. Tuy nhiên để tổ chức một hội chợ triển lãm thành công cũng không phải là điều dễ dàng, bởi có rất nhiều yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải chú ý và ghi nhớ nếu thật sự mong muốn tạo nên một chương trình triển lãm thành công.

1|Yếu tố quan trọng về giấy phép tổ chức triển lãm

Việc quan trọng đầu tiên không thể thếu đó là việc xin giấy phép đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm. Thông thường mỗi một kỳ hội chợ diễn ra thì có đến hàng trăm các doanh nghiệp tham gia và thu hút được nhiều cánh truyền thông, báo chí đến tham quan và đưa tin về triển làm, vì vậy mà  việc xin giấy phép tổ chức là điều quan trọng ưu tiên không thể thiếu.

2|Yếu tố về việc quảng cáo thương hiệu

Yếu tố quan trọng tiếp theo là việc quảng bá sự kiện trên các phương tiện truyền thông, đại chúng như: báo, đài, truyền hình, radio, website của sự kiện – của doanh nghiệp, các bảng quảng cáo ngoài trời, facebook… điều này sẽ làm cho người tiêu dùng có nhu cầu mua sắm cũng như các công ty muốn tham gia hợp tác đến với hội chợ.

3)Yếu tố về nguồn nhân lực

Palamun thấu hiểu được giá trị của mục đích thành công của một kỳ triển lãm thì yếu tố nguồn nhân lực là không thể thiếu. Để tổ chức một kỳ triển lãm lớn với sự tham gia của rất nhiều người, báo chí và doanh nghiệp cần sắp xếp  nguồn nhân lực lớn, hợp lý cho từng khâu như: đón khách, phát tờ rơi, tiếp thị sản phẩm, khâu PR, bán hàng, khâu ghi nhận thông tin phản hồi từ khách…, để có một kỳ hội chợ triển lãm diễn ra một cách trơn tru thì doanh nghiệp cùng ban tổ chức phải phối hợp chặc chẽ cùng nhau để xây dựng triển lãm thành công. Hãy trang bị cho họ những kiến thức cần thiết về sản phẩm, chiến lược của công ty, thông tin về đối thủ cạnh tranh,…một đội ngũ trực gian hàng thân thiện ngoại hình sáng sẽ thu hút được khách hàng đến tham quan nhiều hơn.

Thu hút kinh phí đầu tư, vấn đề tài chính vẫn luôn là yếu tố cần và đủ để trang trải mọi khoản phí cho sự kiện.

3|Yếu tố về địa điểm tổ chức triển lãm

Một trong những yếu tố góp phần quan trọng cho việc tổ chức triển lãm thành cống đó chính là “địa điểm”tổ chức hội chợ triển lãm. Ngày nay việc thu hút khách hàng đến triển lãm không những là các doanh nghiệp Việt Nam mà còn có rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài đến tham gia, chia sẽ công nghệ, quy trình sản xuất, quy cách vận hành các loại máy móc…Nên việc hội chợ triển lãm được tổ chức ở gần trung tâm thành phố hoặc ngoại ô hay địa điểm có gần sân bay, đường lớn hay không? Nó cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng để kéo khách hàng đến với triển lãm đồng thời góp phần mang đến sự thành công cho triển lãm, tức là “thiên thời địa lợi nhân hòa”

4|Yếu tố về Gian hàng trưng bày, làm thế nảo để đạt được hiệu quả tốt nhất?

Yếu tố quan trọng để khách hàng có thể cảm ghé thăm gian hàng của bạn lâu để trải nghiệm sản phẩm của bạn là phải sạch sẽ, gọn gang, đồng thời cách trưng bày sản phẩm cũng phải bắt mắt có thẩm mỹ. Chính vì vậy việc thiết kế gian hàng của mình phải thẩm mỹ, tinh tế nhưng đặc biệt là phải có đầy đủ các thông tin mà khách hàng đang cần tìm kiếm, không nên thiết kế gian hàng hội chợ triển lãm rườm rà mà bỏ qua mục đích cung cấp thông tin.

Vì vậy việc lên ý tưởng và tìm cho mình một đơn vị thiết kế gian hàng triển lãm có uy tín và thâm niên trong nghề.Palamun chính sẽ là doanh nghiệp giúp cho quý công ty đạt được sự thành công tại sự kiện hội chợ triển lãm

5| Yếu tố về việc làm thế nào để liên hệ với khách hàng sau triển lãm

Để doanh nghiệp của bạn tăng doanh số bán hàng và phát triển ngày càng rộng lớn hơn thì việc sau khi kết thúc sự kiện hãy push đội marketing của công ty bạn tìm mọi kế hoạch tiếp cận với khách hàng và đồng thời phải cố gắng tiếp tục duy trì mối quan hệ với những khách hàng đã đến với gian hàng. Và mời họ đến với những đợt triển lãm tiếp theo của doanh nghiệp bạn hoặc mời khách hàng tiềm năng của bạn đến với những sự kiện thường niên của công ty bạn như: Lễ kỷ niệm thành lập công ty, hội nghị khách hàng, tiệc tri ân khách hàng, tiệc tất niên cuối năm của doanh nghiệp bạn…Vì họ chính là những khách hàng tiềm năng hoặc là những đối tác tiềm năng trong tương lai của chính doanh nghiệp bạn... 

6| Yếu tố về kinh phí dự trù và các khoản phát sinh

Sau khi doanh nghiệp của bạn đã lên được kế hoạch chi tiết theo các bước đã nêu trên, thì bước tiếp theo không kém phần quan trọng đó là Yếu tố về kinh phí dự trù và các khoản phát sinh. Việc lên kế hoạch dự trù kinh phí chi tiết về những khoản chi tiêu như: Thiết kế gian hàng, sản xuất gian hàng, nhân sự phụ trách từng khâu, in ấn, quầy kệ trưng bày, các khoản dự trù phát sinh…sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn ngăn ngừa rất nhiều những rủi ro tiềm ần và giúp cho những mục tiêu của bạn vạch ra dể dàng thành công hơn.

Ngoài ra Palamun cũng có một công thức vui mà chúng tôi hay sử dụng, cũng xin tiện chia sẽ với quý doanh nghiệp tham khảo và áp dụng sao cho phù hợp. Đó là nguyên tắc thiết lập mục tiêu SMART 5W2H (Tại Sao?, Ai , Cái gì, Ở Đâu Và Như thế nào, Khi nào)

Palamun là đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp

Palamun là đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp đã tổ chức thành công rất nhiều sự kiện, bên cạnh đó Palamun bán và cho thuê gian hàng hội chợ triển lãm. Với đội ngũ nhân viên đầy kinh nghiệm nhiều năm chúng tôi tin rằng sẽ cung cấp dịch vụ tốt nhất đến với quý doanh nghiệp hiện đang cần có nhu cầu tổ chức triển lãm. Nếu công ty có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp thì Palamun sẽ là cầu nối cho quý doanh nghiệp mang sản phẩm, thương hiệu của mình đến công chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.