Những Việc Cần Làm Ngay Sau Khi Kết Thúc Mỗi Chương Trình Event - Các doanh nghiệp cần tham khảo

Như thường lệ thông thường ngay sau khi sự kiện mỗi chương trình sự kiện kết thúc, thời điểm này cũng là cả Ekip chạy event sẽ lập tức cảm thấy thở phào nhẹ nhõm và muốn được nghĩ ngơi xả tress, hay vui mừng khi nghĩ ngay đến các kế hoạch khác sắp tới hay các dự án quan trọng tiếp theo. Nhưng thật ra liệu đó có phải là việc nên làm nếu không muốn sự kiện của bạn sớm nhanh chóng rơi vào quên lãng. Qua đây Ekip Palamun chia sẽ cùng quý công ty event và doanh nghiệp công tác sau mỗi khi sự kiện kết thúc thì các công việc cần làm sẽ bao gồm những thứ gì???nhé

*Câu hòi đầu tiên mà Palamun đặt ra là. Bạn thường làm gì đầu tiên ngay sau khi mỗi chương trình Event kết thúc?

A. Thở phào nhẹ nhõm và chuẩn bị lên kế hoạch cho sự kiện dự án sắp tới?

B. Chuyển ngay sang thực hiện các dự án khác?

C. Phân tích thành công của sự kiện và thực hiện các hoạt động khác sau sự kiện?

D. Tìm một nơi để nghĩ ngơi, xả tress

E. Review lại tất cả các diễn biến từ khâu chuẩn bị - chạy chương trình - hoàn thành nhiệm vụ 

-Và...có lẽ là đại đa số các event planner sẽ chọn những câu trả lời A hoặc B mà quên mất rằng sau sự kiện cũng có rất nhiều việc cần làm để tăng thêm danh tiếng cho sự kiện và rút kinh nghiệm cho những lần sau. Vì thế khi lên kế hoạch cho bất cứ sự kiện nào, event planner cũng đừng quên thêm và phần checklist các công việc sau:

1. Chọn lọc hình ảnh nổi bật của sự kiện:

Hình ảnh được dùng làm nguyên liệu truyền thông sau sự kiện và cho năm tiếp theo hoặc quảng bá những sự kiện tương tự mà Ekip Palamun Event hay làm sau khi kết thúc mỗi dự án. Ngay khi sự kiện vừa kết thúc và vẫn là chủ đề bàn tán của dân tình, hãy tìm gặp nhiếp ảnh sự kiện ngay lập tức để chọn lọc các hình ảnh đẹp, tung ra khi câu chuyện vẫn đang nóng hổi. Vì đây là dịp để lan tỏa độ nóng cũng như sức hút của truyền thông

2. Thực hiện Edit video sau sự kiện:

Không chỉ dừng lại ở việc xây dựng hình ảnh, video sau sự kiện cũng góp phần tăng tương tác của khán giả với sự kiện đó. Đặc biệt, video giúp những người không có cơ hội đến sự kiện được xem lại những gì đã diễn ra một cách sống động nhất, truyền cảm hứng cho cả những sự kiện diễn ra tiếp sau đó.

3. Truyền thông sau sự kiện:

Truyền thông sau sự kiện nắm vai trò quan trọng không kém phần trước sự kiện bởi đây là lúc nhắc lại cho khán giả những điều tuyệt vời vừa xảy ra trong sự kiện của bạn, tạo hứng thú cho cả những người không tham dự và để tiếp cận những khán giả tiềm năng trong tương lai. Sử dụng tất cả công cụ truyền thông có sẵn như các trang mạng xã hội: Facebook, Instagram, Twitter, website, zalo…và các ứng dụng mạng xã hội khác, hoặc Palamun Event gửi bài cho báo chí, các trang chuyên ngành sự kiện khác. Bên cạnh đó, lựa chọn một vài cụm từ có tính gợi nhớ đến sự kiện cũng là một cách truyền thông hiệu quả.

4. Lấy ý kiến khách hàng và khán giả tham dự:

Đừng ngại ngần hỏi feedback – ý kiến và cảm nhận – của khán giả - của khách hàng, khách tham dự về sự kiện của doanh nghiệp tổ chức bạn. Thậm chí, ghi nhận cả các suy nghĩ của nhà tài trợ, các bên đồng tổ chức khác sẽ giúp cho việc tổ chức các sự kiện sau đó chu đáo và hài lòng hơn. Tuy nhiên, để lấy được các phản hồi có tính xây dựng, này cần lựa chọn phương pháp hợp lý và không gây phiền toái cho người được hỏi.

5. Dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ và hoàn trả lại mặt bằng cho chủ đầu tư:

6. Họp Team và Rút kinh nghiệm cho những event tiếp theo:

Việc cuối cùng chính là ngồi lại với toàn team chạy sự kiện để rút ra những kinh nghiệm xương máu cho những lần tiếp. Việc này không làm bạn mất quá nhiều thời gian nhưng lại hết sức cần thiết nếu muốn tiến bộ hơn qua từng chiếc sự kiện.

P/s: Vì ngành sự kiện phần lớn vận hành theo sức lực và chất xám của con người nên việc sai sót trong mỗi sự kiện là không thể tránh khỏi, tuy nhiên sự cẩn thận mà Ekip Palamun Event hay làm là review lại tất tần tật các công việc từ khâu chuẩn bị - setup - vận hành - chạy chương trình theo quy trình chuẩn của Palamun nếu sai sót thì có thể biết được khâu nào làm sai và vai trò trách nhiệm của từng khâu cũng là mắt xích quan trọng của từng dự án. Vì đã là sự kiện thì tất các các dự án lớn nhỏ đều quan trọng.

THAM KHẢO THÊM:

1-HÃY YÊU MỘT CÔ GÁI LÀM NGHỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2- Review các quán BAR - rooftop tổ chức tiệc tất niên cuối năm 2021 ở TP. HCM