Những công việc trước khi tổ chức lễ khánh thành doanh nghiệp cần lưu ý

Tổ chức Lễ khánh thành là một trong những sự kiện trọng đối với doanh nghiệp khi bắt đầu ra mắt thị trường. Lễ khánh thành sẽ đánh dấu sự có mặt và phát triển của những công trình hay dự án mới.

Tuy nhiên, để tổ chức một buổi lễ khánh thành diễn ra tốt đẹp và gây được sự chú ý sâu sắc đến khách hàng. Thì ngoài những điều cơ bản khi tổ chức lễ khánh thành, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị cho mình một kế hoạch chỉnh chu, phương án tổ chức,... cụ thể.

Bài viết sau đây của Palamin-Event sẽ chia sẻ đến bạn đọc Những công việc trước khi tổ chức lễ khánh thành doanh nghiệp cần lưu ý để có một buổi lễ hoàn hảo nhất.

o Xác định đối tượng tham dự lễ khai trương doanh nghiệp muốn hướng đến

• Trước khi tổ chức lễ khánh thành, doanh nghiệp cần lên danh sách những đối tượng mình muốn mời đến tham dự.
• Tổ chức lễ khánh thành không chỉ là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận đến khách hàng mà còn là cơ hội để mở rộng quan hệ và hợp tác với các đối tác tiềm năng trong tương lai.

• Trong buổi lễ, bạn có thể dẫn khách mời đi tham quan địa điểm kinh doanh mới, tặng mẫu sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng dùng thử. Sau đó, bạn có thể lấy ý kiến, suy nghĩ của họ sau khi được trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ, từ đó bạn sẽ thu thập được những phản hồi vô cùng quý giá.
• Ngoài ra, doanh nghiệp nên chủ động mời các khách mời thuộc chính quyền địa phương để thể hiện sự kính trọng và tạo mối quan hệ tốt tại địa phương kinh doanh.
• Cuối cùng, đừng quên thông cáo báo chí để các cơ quan báo chí biết đến việc doanh nghiệp đang là một đơn vị kinh doanh hoàn toàn mới. Truyền thông tốt sẽ tạo hiệu ứng lan truyền đến khách hàng trước và sau khi sự kiện kết thúc và doanh nghiệp cũng không mất quá nhiều chi phí quảng cáo.

o Xác định cách thức tổ chức lễ khai trương

• Có khá nhiều cách thức tổ chức lễ khánh thành như tổ chức chương trình có ca sĩ, tiệc mặn, tiệc Teabreak, trải thảm đỏ,… Nhưng trong đó, tổ chức tiệc mặn hoặc ngọt là cách tiếp cận với những khách hàng tiềm năng hay đối tác và cơ quan truyền thông tốt nhất.
• Tiệc đãi khách có thể giúp doanh nghiệp thể hiện được cách tri ân khách hàng và qua đó bạn có thể gián tiếp giới thiệu sản phẩm/dịch vụ một cách dễ dàng hơn.

>>> Xem thêm: 5 Tiêu chí để chọn công ty tổ chức lễ khánh thành uy tín, chuyên nghiệp

o Dự trù ngân sách cho lễ khánh thành

• Khi tổ chức bất kỳ một sự kiện hay buổi lễ nào, bạn cũng phải lập cho mình một danh sách các khoản thu, chi thật chi tiết và chắc chắn rằng các khoản này phù hợp với ngân sách dự kiến cho việc tổ chức.
• Sau khi bạn đã đã lên danh sách dự trù ngân sách cho buổi lễ thì cần nên xét xem khoản ngân sách ban đầu đã phù hợp hay chưa? Quy mô sự kiện có cần cân nhắc giảm xuống để đảm bảo ngân sách hay không? Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là khi buổi lễ khánh thành diễn ra phải tạo được ấn tượng tốt đẹp, thu hút với khách hàng và đối tác tham dự.

>>> Xem thêm: 7 loại Chi phí tổ chức Lễ Khánh thành đầy đủ & Chi tiết nhất 2021 dành cho quý doanh nghiệp

o Xây dựng Timeline chi tiết cho tổ chức lễ khánh thành

• Trước buổi lễ khánh thành diễn ra, bạn cần ít nhất 2 – 3 tháng lên kế hoạch chi tiết buổi lễ trước khi sự kiện diễn ra.
• Sau khi xây dựng kịch bản cho chương trình, bạn nên chỉ định phân công công việc rõ ràng cho từng nhân sự và phải có Deadline cụ thể. Tốt nhất, bạn nên Checklist những công việc chi tiết cho nhân sự để chắc chắn không ai có lý do quên công việc được chỉ định.
• Còn nếu là một buổi lễ lớn có nhiều chương trình như khách mời ca sĩ, gameshow,..., bạn nên chạy thử chương trình trước 1 ngày để tập luyện cho nhân sự làm đúng quy trình, bên cạnh đó bạn cũng sẽ nắm rõ được những sai sót có thể xảy ra, tránh rơi vào tình trạng bị động khi gặp sự cố trong quá trình tổ chức sự kiện.

o Xây dựng chiến lược Marketing hoàn hảo

• Như trên đã đề cập, buổi lễ khánh thành chỉ là bước khởi đầu trong chiến lược Marketing dài hạn của doanh nghiệp. Song song với quá trình chuẩn bị cho buổi lễ, bạn hãy xây dựng đồng thời một kế hoạch Marketing hiệu quả.
• Đối với các doanh nghiệp mới hoạt động, có thể tham khảo những hình thức Marketing như phát tờ rơi, Brochure, đặt các Poster, bảng quảng cáo sản phẩm/dịch vụ hoặc có thể phát các sản phẩm mẫu cho người đi đường,... Đặc biệt, bạn nên áp dụng các hình thức Marketing online trên các ứng dụng mạng xã hội.

Trên đây là những công việc trước khi tổ chức lễ khánh thành doanh nghiệp cần lưu ý mà chúng tôi đã chia sẻ đến bạn đọc, hy vọng sẽ cung cấp được thông tin hữu ích và có thể giúp doanh nghiệp có một buổi lễ hoàn hảo, thành công nhất.

Palamun-Event là Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín. Chúng tôi, sẵn sàng  tổ chức các chương trình, sự kiện cũng như tổ chức chuyên nghiệp các buổi lễ khánh thành. Nếu như bạn đang có bất kỳ thắc mắc hay bất cập gì thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được cung cấp trọn gói các dịch vụ tổ chức sự kiện nhé!

► THAM KHẢO THÊM:

Vì sao doanh nghiệp hay dùng Khinh khí cầu trang trí lễ Khánh thành?

Kinh nghiệm Tổ chức Lễ khai trương từ các Chuyên gia Tổ chức sự kiện