Hướng dẩn lập ngân sách tổ chức sự kiện chi tiết và đầy đủ nhất| Cập nhật mới nhất 2021

Như bạn biết để tổ chức một chương trình Event chuyên nghiệp - thành công, và đầy đủ tất cả các hạng mục sự kiện thì đòi hỏi người Leader phải là người dầy dặn kinh nghiệm và phải có tính tỉ mỉ chi tiết trong việc lên kế hoạch tổng thể và đặt biệt là biết cách lập ngân sách. Bên cạnh đó việc nghiên cứu loại hình tổ chức sự kiện như: Lễ Khánh thành, khai trương, động thổ, kỷ niệm thành lập, ra mắt sản phẩm mới, pool party, sự kiện cộng đồng, tiệc tất niên - Year End Party, hội nghị khách hàng, tiệc tri ân đại lý..., thì việc sự am hiểu về các loại hình sự kiện và thị trường cũng là việc quan trọng để lên chi phí ngân sách tổ chức sự kiện chính xác.

Vì vậy mà doanh nghiệp bạn cần biết cách dự trù ngân sách tối thiểu là bao nhiêu thì đủ? và tối đa bao nhiêu tiền thì là thoải mái? và cách thức tiết kiệm chi phí (ngân sách) các khoản ngân sách hay chi phí phát sinh. Dù tổ chức sự kiện ở bất kì quy mô nào du nhỏ - vừa - hay lớn thì việc chi tiêu trong một khoản ngân sách định trước là rất cần thiết và không thể bỏ qua được. Chính vì thế mà hôm nay Ekip Palamun Event mời quý doanh nghiệp cùng tham khảo qua Hướng dẩn lập ngân sách tổ chức sự kiện chi tiết và đầy đủ nhất| Cập nhật mới nhất 2021 các bước lập một ngân sách tổ chức sự kiện đầy đủ và cực kỳ chi tiết qua các bước sau:

• Bước thứ 1: LÊN DANH KHÁCH KHÁCH MỜI VÀ NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH

- Lên danh sách khách mời: (số lượng nhiều hay ít cũng là yếu tố quan trọng quyết định cho gói ngân sách tổng thể)

- Nội dung chương trình: Việc này cần phải có nội dung dể Ekip hoặc ban tổ chức của doanh nghiệp của bạn tìm và suy nghĩ ra ý tưởng sáng tạo độc đáo cho chương trình sự kiện riêng của mình (nói cách khác là ĐỘC ĐÁO - SÁNG TẠO - KHÁC BIỆT)

• Bước thứ hai: THỜI GIAN VÀ ĐỊA DIỂM

-​Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện: 

+Thời gian : việc ấn định được ngày tổ chức sự kiện thì đội ngũ nhân sự của bạn sẽ dồn sức bám theo kịp timeline hay checklist tiến độ của dự án

+Địa điểm: Việc này thông thường khá quan trọng chiếm khoảng 1/4 chi phí tổ chức event, vì tổ chức trong nhà hay ngoài trời nó ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp bạn cần phải bỏ ra một cố tiền để thuê địa điểm tổ chức sự kiện, thực tế như:

*Trong nhà (indoor): Nhà hàng, khách sạn (từ 1* - 5* chi phí chắc chắn sẽ khác, ngoại ô cũng sẽ khác với khách sạn tại trung tâm thành phố), hội trường, nhà thi đấu thê dục thể thao...

*Ngoài trời (Outdoor): Sân vận động, sân bóng đá mini, công viên, phố đi bộ... 

• Bước thứ ba: LÊN CHECKLIST TỔNG THỂ CÁC HẠNG MỤC

Bạn cần lập danh sách các hạng mục (hay còn gọi là bảng checklist ), sau đó lập bảng dự toán kính phí mỗi hạng mục cần có sẽ có một mức giá khác nhau, nó có thể dao động tùy theo gói dịch vụ, Để lập dự toán cho một sự kiện được chu đáo, điều cần thiết nhất là bạn phải đọc thật kỹ nội dung Bảng kế hoạch dành cho sự kiện đó, để biết Event đó cần những gì, và tầm ảnh hưởng của nó như thế nào. Do đó bạn phải lên kế hoach thật kỷ lưỡng chu chỉnh chu nhất, xem xét cân nhắc cụ thể từng chi tiết và hiểu rõ về nó điều đó sẽ giúp bạn nắm bắt rất rõ về các hoặc động và có thể chủ động điều phối sắp xếp công việc linh hoạt và luôn trong tầm kiểm soát của bạn.

Ví dụ như các hạng mục thông thường có trong Checklist mà Ekip Palamun thường hay làm, ta tạm chia ra thành các phần nhỏ như sau:

*Phần cứng (hay còn gọi Production)

1)Sân khấu

2)Backdrop (hoặc màn hinh Led)

3)Âm thanh (hệ thống này lớn hay nhỏ sẽ phụ thuộc vào số lượng khách mời tham dự hoặc sự kiện diên ra trong nhà hay ngoài trời thì công suất âm thanh sẽ khác)

4)Ánh sáng và hiệu ứng khói lửa (hệ thống ánh sáng sẽ làm cho sân khấu và khu vực tổ chức sự kiện trở nên lung linh sắc màu nghệ thuật và thu hút mọi ánh nhìn hơn)

5) Bàn - ghế (tùy theo số lượng khách mời)

6)Cổng chào

7)Standee

8)Banner

9)Khu vực tiếp tân (hoa tươi, thẻ đeo đại biểu, vật dụng check-in)

10)Thảm trải sàn

11)...Ngoài ra còn nhiều vật dụng khác (tùy theo tính chất chương trình event của doanh nghiệp bạn)

*Phần mềm (hay còn gọi là phần kỹ thuật)

1)MC script

2)Kịch bản nội dung chương trình

3)Agenda

4)Brief âm thanh các tiết mục

5)Brief ánh sáng các tiết mục chính diễn ra trên sân khấu sự kiện

6)...Các hạng mục khác (tùy theo tính chất chương trình event của doanh nghiệp bạn)

*Phần Nhân sự

Hạng mục này quan trọng trong cách lập kết hoạch về chi phí tổ chức sự kiện, vì con người ta trung tâm của sự kiện của sự thành công

1)MC

2)PG - nhân viên lễ tân nam

3)PB -  lễ tân nam

4)Bảo vệ

5)Ca sĩ

6)Nhóm múa - vũ đoàn - nhóm nhảy

7)Múa lân - sư - rồng

8)Nghệ nhân - nghệ sỹ - xiếc...

9)Người mẫu - model

10)Ban nhạc: nước ngoài, acoutics, Plamenco, la tinh...

9) ...Các hạng mục khác (tùy theo tính chất chương trình event của doanh nghiệp bạn)

• Bước thứ tư: CHI PHÍ DỰ PHÒNG

Và đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện, vì một sự kiện sẽ phát sinh những điều chúng ta không lường trước được, cho nên nếu không có khoản này thì người tổ chức event sẽ phải gánh chịu mọi rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% - 15% tùy mức độ rủi ro, phức tạp của từng sự kiện.

• Bước thứ năm: THÀNH LẬP MỘT BAN TỔ CHỨC ĐỂ QUẢN LÝ SỰ KIỆN ĐỂ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TỔNG THỂ 

Thành lập một Ban tổ chức: dể phân chia công việc và trách nhiệm cụ thể của mỗi phòng ban va sắp xếp sự kiện theo tiến độ, theo timeline của chương trình, phải dự kiến các loại danh mục và kèm theo các loại sản phẩm, dịch vụ và hàng hóa, thiết bị, ấn phẩm, phụ kiện, ấn phẩm, quà tặng cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí.

• Bước thứ sáu: QUẢN LÝ VIỆC THẤT THOÁT HẠNG MỤC SỰ KIỆN

1. Tránh việc mua quá nhiều thứ không cần thiết, bởi nó có thể độn chi phí của bạn lên khá nhiều sau khi kết thúc.

2. Những địa điểm “trái mùa” hoặc thường không có nhiều sự kiện diễn ra có thể giúp bạn tiết kiệm được phần nào chi phí. Vd: vào mùa đông có thể làm chương trình tại công viên nước (tất nhiên nội dung chương trình cũng phải phù hợp với 1 địa điểm như thế)

3. Kiểm tra website của địa điểm
Bạn có thể bớt chút ít thời gian bận rộn của mình để tìm hiểu về website của địa điểm nơi bạn tổ chức. Đây có thể là 1 phần nhỏ nhưng cũng có thể giúp ích khi bạn lựa chọn. 1 địa điểm không có website hoặc ít người truy cập website cũng khá tiềm năng khi giảm đươc chi phí thuê.

4. Với các sự kiện có sử dụng thực phẩm, hãy order ít hơn 10% so với dự kiến. Bạn không bao giờ biết hết được có thể có người không đến hoặc chỉ đơn giản là không ăn. Rất nhiều người tổ chức order quá nhiều để rồi lãng phí, thức ăn thừa.

5. Ghi lại tất cả và theo dõi chặt chẽ mọi chi phí – dù lớn hay nhỏ như thế nào – trong suốt sự kiện của bạn, đảm bảo rằng bạn luôn kiểm soát sự thay đổi ảnh hưởng đến ngân sách của bạn càng sớm càng tốt.

6. Giám sát nhân viên, những người phụ trách chi tiêu các hạng mục
Có vẻ như đây là bất đắc dĩ nhưng sự thật là bạn không thể nào biết hết được những gì mà nhân viên của bạn có thể làm, cho dù nó vô tình hay cố ý. Bạn có thể sẽ rất ngạc nhiên vì tiền của bạn có thể ra đi nếu như bạn không kiểm soát nó. Vì vậy mỗi khi thanh toán cần phải yêu cầu hóa đơn, biên lai bán hàng và kiểm tra xem có chính xác hay không. Tất nhiên cũng không nên quá gay gắt. Để có thể nắm được những chi phí sát nhất đòi hỏi bạn cũng cần phải có những kinh nghiệm nhất định từ những sự kiện trước đó của bạn.

7. Tìm hiểu các công ty quản lý hoặc tổ chức tại địa điểm có thể bạn không quen thuộc 100%
Những công ty này có thể giúp bạn tìm được những địa điểm hoàn hảo, hoặc có thể tìm kiếm giúp những yếu tố khác như nhà hàng, giải trí, quảng cáo và 1 số những thứ khác. Dù sao làm việc với “thổ địa” vẫn tốt hơn bạn phải tự đi mày mò tìm kiếm và đôi khi bị hớ.

• Bước thứ bảy: CHI PHÍ VỀ TIỆC CHIÊU ĐÃI (TIỆC MỪNG SỰ KIỆN)

Chi phí về tiệc chiêu đãi (setmenu hoặc tiệc bàn tròn): Việc này khá quan trọng để cảm ơn và tri ân khách hàng không ngại đường xá xa xôi để đến dự lễ khánh thành, mà còn là dịp để tạo mối quan hệ mật thiết với đối tác vững bền trong tương lai. Ngân sách này tùy thuộc vào chuẩn nhà hàng 3 sao - 5 sao hoặc nhà hàng loại trung bình. Các giá trung bình 2.200.000đ - 6.500.000đ/ bàn

• Bước thứ tám: CHI PHÍ VỀ QUÀ TẶNG

​Thông thường các sự kiện mà Palamun Event tổ chức thực hiện thì luôn có gói tư vấn về quà tặng dành cho khách hàng, vì đây là một phần gần như không thể thiếu trong mỗi sự kiện. Bời bì quà tặng sự kiện sẽ giúp cho khách hàng đến tham dự sự kiện của chủ đầu tư và khi ra về có một món quà nhỏ xách trên tay Ekip Palamun luôn nhận thấy nụ cười nở trên môi của họ. Điều này thể hiện quà tặng sự kiện (có dán logo của chủ đầu tư và nội dung chương trình sự kiện) là một sự tri ân khách hàng - sự cảm ơn khách hàng đã dành thời gian quý báu của mình để đến tham dự sự kiện

Quà tặng sự kiện thông thường mà là: Bình giữ nhiệt, áo sơ mi, áo thun, bộ quà tặng Gift set (USB, lịch để bàn, name card), nón bảo hiểm, áo mưa, dù cầm tay, kỷ niệm chương, cúp, pha lê, tranh treo tường - tranh thêu...vân vân va vân vân...còn rất nhiều và đa dạng

• Bước thứ chín : THỐNG KÊ TÔNG THỂ NGÂN SÁCH DỰ KIẾN

Theo các bước mà Palamun Event chia sẽ các bước chi tiết ở trên, thì doanh nghiệp của bạn lập danh sách và chi phí cho toàn bộ các khu vực có thể chi tiêu trên bạn cân Final một ngân sách tổng thê va khoản dụ trù kinh phí như dã nói trên trình ban giám đốc xin ý kiên chỉ đạo và triển khai từng bước theo timeline, kịch bản tổng tổng thể và phân bổ các phòng ban hợp lý để triển khai dự án sự kiện của doanh nghiệp bạn, bạn cần tổng hợp lại tổng chi phí cho toàn bộ sự kiện để có 1 cái nhìn tổng quát và nhìn vào đó để thấy bạn có thể cân đối hoặc định giá vé tham dự sao cho tối đa số người tham dự cũng như giảm thiểu những chi phí phát sinh. 

• Bước thứ mười: P/S BƯỚC NHẮN NHỦ

P/s: Lập kế hoạch dự toán ngân sách tổ chức sự kiện một cách chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp của bạn chuẩn bị đầy đủ các hạng mục quan trọng cho một sự kiện và phòng các rủi ro có thể phát sinh hay xảy ra cho những trường hợp xấu nhất. Các khoản tiết kiệm của bạn có thể giúp đỡ một phần nào đó bao gồm cả chi phí dự phòng không biết trước được có thể sảy ra trong sự kiện. Quý công ty nên cân nhắc nguồn tài chính cho phép để quyết định sử dụng thêm những dịch vụ nào. Để buổi lễ diễn ra hoành tráng nhưng với chi phí tiết kiệm nhất; hãy liên hệ ngay đến Palamun Event để được chúng tôi tư vấn Tận tân - chu đáo - chuyên nghiệp và giá cả cạnh tranh nhất! 

ĐỌC THÊM VỀ KIẾN THỨC QUAN TRỌNG TOP CỦA NGÀNH EVENT:

TOP 1: Tầm quan trọng của "Máy Bộ Đàm" trong ngành Event tổ chức sự kiện hiện nay

TOP 2: Những lưu ý vô cùng quan trọng về hệ thống hiệu ứng ánh sáng| Trong ngành tổ chức sự kiện event

TOP 3: Những Việc Cần Làm Ngay Sau Khi Kết Thúc Mỗi Chương Trình Event - Các doanh nghiệp cần tham khảo