Vietnames English
Thứ tư, 28/04/2021 : 11:04:27

8 bước lập dự toán chi phí tổ chức Hội Nghị Khách Hàng 2021 tiết kiệm & thành công| Palamun Event

Ngày nay tầm quan trọng đối với những doanh nghiệp lớn có nhiều đối tác, khách hàng và nhà cung ứng thân thiết gắn bó với nhau trong kinh doanh thì thông thường các doanh nghiệp thường hay Tổ chức hội nghị khách hàng nhằm tri ân khách hàng, đối tác với hy vọng thắt chặt thêm mối quan hệ này để cùng nhau phát triển thịnh vượng trong tương lai. Bên cạnh đó nó còn xuất phát từ sự cạnh tranh trong mọi ngành nghề trên thị trường, một doanh nghiệp muốn phát triển thì phải có thêm nhiều khách hàng, nhiều đối tác chiến lược 

huong-dan-cach-lap-ngan-sach-chi-phi-to-chuc-hoi-nghi-khach-hang-2021-4

Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện thường xuyên diễn ra trong năm đối với doanh nghiệp vì vậy lên kế hoạch về chi phí là khâu quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải làm

Vì vậy mà doanh nghiệp bạn cần biết cách dự trù ngân sách tối thiểu là bao nhiêu thì đủ? và tối đa bao nhiêu tiền thì là thoải mái? và cách thức tiết kiệm chi phí (ngân sách) các khoản ngân sách hay chi phí phát sinh. Dù tổ chức sự kiện ở bất kì quy mô nào du nhỏ - vừa - hay lớn thì việc chi tiêu trong một khoản ngân sách định trước là rất cần thiết và không thể bỏ qua được. Chính vì thế mà hôm nay Ekip Palamun Event mời quý doanh nghiệp cùng tham khảo qua 8 bước lập dự toán chi phí tổ chức Hội Nghị Khách Hàng tiết kiệm & thành công  các bước lập một ngân sách tổ chức sự kiện đầy đủ và cực kỳ chi tiết qua các bước sau:

  • Bước 1: LÊN DANH KHÁCH KHÁCH MỜI VÀ NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH

- Lên danh sách khách mời: (số lượng nhiều hay ít cũng là yếu tố quan trọng quyết định cho gói ngân sách tổng thể)

- Nội dung chương trình: Việc này cần phải có nội dung dể Ekip hoặc ban tổ chức của doanh nghiệp của bạn tìm và suy nghĩ ra ý tưởng sáng tạo độc đáo cho chương trình sự kiện riêng của mình (nói cách khác là ĐỘC ĐÁO - SÁNG TẠO - KHÁC BIỆT)

huong-dan-cach-lap-ngan-sach-chi-phi-to-chuc-hoi-nghi-khach-hang-2021-5

Palamun Event hướng dẩn cách thức tiết kiệm chi phí (ngân sách) các khoản ngân sách hay chi phí phát sinh tối ưu cho mỗi Event hội nghị khách hàng
  • Bước 2:THỜI GIAN VÀ ĐỊA DIỂM

-​Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện: 

+Thời gian : việc ấn định được ngày tổ chức sự kiện thì đội ngũ nhân sự của bạn sẽ dồn sức bám theo kịp timeline hay checklist tiến độ của dự án

+Địa điểm: Việc này thông thường khá quan trọng chiếm khoảng 1/4 chi phí tổ chức event

  •  Bước 3: LÊN CHECKLIST TỔNG THỂ CÁC HẠNG MỤC

Bạn cần lập danh sách các hạng mục (hay còn gọi là bảng checklist ), sau đó lập bảng dự toán kính phí mỗi hạng mục cần có sẽ có một mức giá khác nhau, nó có thể dao động tùy theo gói dịch vụ, Để lập dự toán cho một sự kiện được chu đáo, điều cần thiết nhất là bạn phải đọc thật kỹ nội dung Bảng kế hoạch dành cho sự kiện đó, để biết Event đó cần những gì, và tầm ảnh hưởng của nó như thế nào. Do đó bạn phải lên kế hoach thật kỷ lưỡng chu chỉnh chu nhất

huong-dan-cach-lap-ngan-sach-chi-phi-to-chuc-hoi-nghi-khach-hang-2021-3

Doanh nghiệp Bạn cần lập danh sách các hạng mục (hay còn gọi là bảng checklist) để kiểm soát ngân sách chi phí chính xác
  •  Bước 4:CHI PHÍ DỰ PHÒNG

Và đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện, vì một sự kiện sẽ phát sinh những điều chúng ta không lường trước được, cho nên nếu không có khoản này thì người tổ chức event sẽ phải gánh chịu mọi rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% - 15% tùy mức độ rủi ro, phức tạp của từng sự kiện.

  • Bước 5:THÀNH LẬP MỘT BAN TỔ CHỨC ĐỂ QUẢN LÝ SỰ KIỆN ĐỂ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TỔNG THỂ 

Thành lập một Ban tổ chức: dể phân chia công việc và trách nhiệm cụ thể của mỗi phòng ban va sắp xếp sự kiện theo tiến độ, theo timeline của chương trình, phải dự kiến các loại danh mục và kèm theo các loại sản phẩm, dịch vụ và hàng hóa, thiết bị, ấn phẩm, phụ kiện, ấn phẩm, quà tặng cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí.

huong-dan-cach-lap-ngan-sach-chi-phi-to-chuc-hoi-nghi-khach-hang-2021-2

Thành lập một Ban tổ chức quản lý sự kiện Hội nghị khách hàng của doanh nghiệp bạn để quán lý ngân sách tránh việc thất thoát
  • Bước 6:QUẢN LÝ VIỆC THẤT THOÁT HẠNG MỤC SỰ KIỆN

1. Tránh việc mua quá nhiều thứ không cần thiết, bởi nó có thể độn chi phí của bạn lên khá nhiều sau khi kết thúc.

2. Những địa điểm “trái mùa” hoặc thường không có nhiều sự kiện diễn ra có thể giúp bạn tiết kiệm được phần nào chi phí. Vd: vào mùa đông có thể làm chương trình tại công viên nước (tất nhiên nội dung chương trình cũng phải phù hợp với 1 địa điểm như thế

  •  Bước 7:CHI PHÍ VỀ TIỆC CHIÊU ĐÃI (TIỆC MỪNG SỰ KIỆN)

Chi phí về tiệc chiêu đãi (setmenu hoặc tiệc bàn tròn): Việc này khá quan trọng để cảm ơn và tri ân khách hàng không ngại đường xá xa xôi để đến dự lễ khánh thành, mà còn là dịp để tạo mối quan hệ mật thiết với đối tác vững bền trong tương lai. Ngân sách này tùy thuộc vào chuẩn nhà hàng 3 sao - 5 sao hoặc nhà hàng loại trung bình. Các giá trung bình 2.200.000đ - 6.500.000đ/ bàn

huong-dan-cach-lap-ngan-sach-chi-phi-to-chuc-hoi-nghi-khach-hang-2021-1

Chi phí về tiệc chiêu đãi cho chương trình Hội Nghị Khách hàng thông thường cũng hao tốn một khoản chi phí khá lớn/ event
  •  Bước 8:CHI PHÍ VỀ QUÀ TẶNG

​Thông thường các sự kiện mà Palamun Event tổ chức thực hiện cho các sự kiện Tư vấn chi phí ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng thì luôn có gói tư vấn về quà tặng dành cho khách hàng, vì đây là một phần gần như không thể thiếu trong mỗi sự kiện. Bời bì quà tặng sự kiện sẽ giúp cho khách hàng đến tham dự sự kiện của chủ đầu tư và khi ra về có một món quà nhỏ xách trên tay Ekip Palamun luôn nhận thấy nụ cười nở trên môi của họ. Điều này thể hiện quà tặng sự kiện (có dán logo của chủ đầu tư và nội dung chương trình sự kiện) là một sự tri ân khách hàng - sự cảm ơn khách hàng đã dành thời gian quý báu của mình để đến tham dự sự kiện

P/s: Các khoản tiết kiệm của bạn có thể giúp đỡ một phần nào đó bao gồm cả chi phí dự phòng không biết trước được có thể sảy ra trong sự kiện. Quý công ty nên cân nhắc nguồn tài chính cho phép để quyết định sử dụng thêm những dịch vụ nào. Cách lên chi phí ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng hợp lý thì chương trình sẽ được chuẩn bị chu đáo tiết kiệm. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức Hội Nghị Khách Hàng cho doanh nghiệp với chi phí tốt và thấp nhất hãy liên hệ ngay đến Palamun Event để được chúng tôi tư vấn Tận tâm - chu đáo - miễn phí nhé

 

ĐỌC THÊM VỀ KIẾN THỨC QUAN TRỌNG TOP CỦA NGÀNH EVENT:

TOP 1: Tầm quan trọng của "Máy Bộ Đàm" trong ngành Event tổ chức sự kiện hiện nay

TOP 2: Những lưu ý vô cùng quan trọng về hệ thống hiệu ứng ánh sáng| Trong ngành tổ chức sự kiện event

TOP 3: Những Việc Cần Làm Ngay Sau Khi Kết Thúc Mỗi Chương Trình Event - Các doanh nghiệp cần tham khảo

Nhắn tin cho chúng tôi