6 bước thực hiện Khánh Thành gây ấn tượng ''đầu xuôi - đuôi lọt''

Tổ chức Lễ Khánh Thành luôn được xem là sự kiện quan trọng của doanh nghiệp. Bởi đó là khởi đầu hoạt động đầu tư của công ty, tổ chức. Nếu sự kiện này diễn ra tốt đẹp sẽ mang lại ý nghĩa may mắn, thuận lợi. Và để có thể thực hiện Lễ Khánh Thành gây ấn tượng ''đầu xuôi - đuôi lọt'', quý khách có thể tham khảo gợi ý quy trình 6 bước của Palamun Event chi tiết bên dưới nhé:

I. Nghiên cứu các thông tin tổ chức lễ khánh thành

• Khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào, quý khách cũng cần nghiên cứu các thông tin cơ bản về chương trình sắp tổ chức. Tổ chức lễ khánh thành cũng vậy. Đây là một trong những bước quan trọng thường bị thiếu sót các tổ chức chưa nhận ra tầm quan trọng của nó. Tuy nhiên, nếu thực hiện, Lễ khánh thành sẽ dễ dàng thành công như mong đợi.
• Những thông tin không thể thiếu khi tổ chức khánh thành gồm có:
  • Mục tiêu khi tổ chức lễ khánh thành.
  • Chủ đề và thông điệp của buổi lễ.
  • Khách mời tham gia (cần phân loại khách mời để dể dàng bố trí các tiếp đón mà Palamun thường hay tư vấn cho khách hàng).
  • Thời gian, địa điểm
  • Ngân sách dự kiến.
  • Thông tin khác cần hoạch định như: Quà tặng, tiệc chiêu đãi, các chương trình văn nghệ, yêu cầu về tiêu chuẩn MC, Agenda chương trình dự kiến

II. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

• Thời gian tối thiểu để có thể tổ chức một sự kiện lớn là 2 tháng. Vì vậy, việc chọn thời gian tổ chức nên được tính toán thật kỹ. Mục đích là vừa chọn được ngày tốt, vừa kịp thời gian chuẩn bị.
• Bên cạnh thời gian, địa điểm cũng được khảo sát trước đó. Tùy vào quy mô buổi lễ khánh thành mà quý khách chọn địa điểm phù hợp. Ngoài ra, quý khách cũng nên chọn địa điểm sớm nhất có thể để đặt cọc, phân chia khu vực, trang trí... Những việc này tuy không quá phức tạp nhưng nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của buổi Lễ Khánh Thành.

>>> Xem thêm: 5 Tiêu chí để chọn công ty tổ chức lễ Khánh thành uy tín, chuyên nghiệp

III. Lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành

Sau khi đã có đủ thông tin về buổi lễ khánh thành, việc tiếp theo là lên kế hoạch tổ chức. Một kế hoạch càng chi tiết thì việc thực hiện sẽ càng dễ dàng hơn. Thông thường, các nội dung chính cần không thế thiếu trong đó gồm có:

• Các đầu việc, cách thực hiện và thời gian hoàn thành.
• Danh sách nhân sự phụ trách, hỗ trợ cho sự kiện.
• Phương án dự phòng cho các tình huống ngoài ý muốn xảy ra.
• Bạn cần phải có một checklist (hay còn gọi là bảng công việc) để tiện follow theo tiến độ

IV. Lên kịch bản cùng các nội dung, tiết mục sẽ diễn ra trong lễ khánh thành

Thông thường, phần nghi thức của lễ khánh thành gồm có giới thiệu khách mời, đại diện phát biểu, cắt băng khánh thành. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có thêm những tiết mục để tạo ấn tượng. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp để lại dấu ấn cho các khách mời.

Các tiết mục phải dựa theo chủ đề và thể hiện được thông điệp mà chương trình muốn truyền tải. Từ đó, tạo ra sự thống nhất xuyên suốt khiến khách mời không thể rời mắt.

Doanh nghiệp có thể liên hệ Palamun Event để được tư vấn kịch bản tổ chức khánh thành hoàn hảo nhất.

>>> Xem thêm: (Mới 2021) Kịch bản MC Script Khánh thành công trình (Song ngữ Anh - Việt)

V. Chuẩn bị các công tác hậu cần tổ chức lễ khánh thành

Lễ khánh thành có thể gây ấn tượng ''đầu xuôi - đuôi lọt'' hay không đề tùy thuộc vào công tác hậu cần. Bước này sẽ còn được gọi là bước hiện thực hóa kế hoạch đã nêu ở trên. Doanh nghiệp cần theo sát các đầu việc trước khi diễn ra sự kiện, điều phối trong suốt chương trình và cả việc nghiệm thu sau đó. Chỉ cần một thiếu sót đều có thể ảnh hưởng đến chất lượng của buổi lễ.

VI. Truyền thông cho buổi lễ

• Tổ chức Lễ Khánh Thành là dịp để truyền thông, quảng bá về doanh nghiệp. Và để đạt hiệu quả cao nhất, quý khách cần có mục tiêu và chiến lược rõ ràng. Ví dụ như thông báo về công trình mới của doanh nghiệp, kết nối với các đối tác, khách hàng tiềm năng…
• Ngoài việc gửi thư mời, thông báo đến khách hàng, quý khách cũng nên gây chú ý bằng cách treo băng rôn, phát tờ rơi.
• Truyền thông chương trình lễ trên các mạng xã hội (trước – trong – sau) lễ khánh thành để doanh nghiệp bạn tối ưu hiệu quả tốt nhất, tối đa nhất cho cơ hội nhận diện thương hiệu

Với 6 bước kể trên, quý khách sẽ biết được cách thực hiện lễ khánh thành gây ấn tượng ''đầu xuôi - đuôi lọt''. Đó là một quy trình đòi hỏi sự chuyên nghiệp và nhân sự chuyên môn cao. Hy vọng quý khách sẽ có sự chuẩn bị tốt nhất cho Lễ Khánh Thành của mình. Liên hệ ngay đến Palamun Event để được tư vấn và hỗ trợ.

• THAM KHẢO THÊM:

Những công việc trước khi tổ chức lễ khánh thành doanh nghiệp cần lưu ý

Tầm quan trọng của việc tổ chức lễ Khánh thành đối với doanh nghiệp