Thứ ba, 20/10/2020 : 15:10:20

10 bước Tổ Chức Họp Báo thành công

1. XÁC ĐỊNH CÁC YÊU CẦU TỔ CHỨC CỦA BUỔI HỌP BÁO

Ở bước này, nhà tổ chức cần xác định được các yêu cầu của sự kiện. Các yêu cầu này được thiết lập dựa trên các mục đích, mục tiêu đã đề ra.

2. XÁC ĐỊNH THỜI GIAN, THỜI LƯỢNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Thời lượng một buổi họp báo tốt nhất nên kéo dài trong khoảng từ 90 đến 120 phút.

10-buoc-to-chuc-hop-bao-don-gian-thanh-cong

3. LỰA CHỌN CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ CÁC NHÀ CUNG CẤP

Ở bước này, tùy thuộc vào quy mô của sự kiện mà có thể chọn tự tổ chức hoặc tổ chức thông qua các event agency.

4. LỰA CHỌN VÀ KHẢO SÁT ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC

Địa điểm tổ chức họp báo trước hết cần đáp ứng yêu cầu về không gian, điều kiện tác nghiệp cho các phóng viên, nhân viên kỹ thuật quay phim, thu thanh… Bên cạnh đó yếu tố ánh sáng cũng như trang thiết bị âm thanh cũng phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. Địa điểm tổ chức cần được tiến hành khảo sát kỹ lưỡng trước khi lựa chọn.

5. LẬP DANH SÁCH KHÁCH MỜI, CÁC CƠ QUAN BÁO ĐÀI VÀ GỬI THƯ MỜI

Các phương tiện truyền thông, báo đài cần được cân nhắc và lựa chọn sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích truyền thông của doanh nghiệp.

cong-ty-to-chuc-hop-bao-tai-tphcm

6. XIN GIẤY PHÉP TỔ CHỨC HỌP BÁO

Đây là một bước cực kì quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo. Rất nhiều sự kiện họp báo vì “quên” xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến sát nút.

7. VIẾT KỊCH BẢN CHO SỰ KIỆN HỌP BÁO

Tùy vào yêu cầu của đơn vị tổ chức, kịch bản họp báo sẽ được viết sao cho phù hợp và chỉ tiết

cong-ty-to-chuc-hop-bao-tphcm

8. SETUP ĐỊA ĐIỂM VÀ TỔNG DUYỆT TRƯỚC SỰ KIỆN

Setup sự kiện thường được thực hiện trước thời gian diễn ra sự kiện từ 1-2 ngày. Việc setup địa điểm và tổng duyệt trước buổi họp báo sẽ giúp bạn phát hiện kịp thời các sự cố để có phương án xử lý thích hợp.

9. TIẾN HÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỌP BÁO

Check-in và đón khách là một trong những phần cần chú ý khi tổ chức sự kiện họp báo, lúc này PG có nhiệm vụ tươi cười chào đón khách và hướng dẫn khách làm thủ tục check-in. Các thành viên, nhân sự được phân công công việc cần hoàn thành nhiệm vụ theo đúng kế hoạch và timeline đã đề ra, đồng thời có sự linh hoạt, tương trợ lẫn nhau khi có sự cố cần giải quyết.

cong-ty-to-chuc-hop-bao-o-tphcm